*Politique d’enregistrement des appels
C1 Broker – Structure de conformité et de protection des données
Cher Client et Partenaire Stratégique,
Chez C1 Broker, la confiance, la transparence et le respect strict de la législation constituent le fondement de toutes nos relations professionnelles. Dans le cadre de notre engagement envers la qualité du service, la conformité réglementaire et la protection des intérêts de nos clients et de notre organisation, certaines communications téléphoniques peuvent être enregistrées.
Le présent avis explique le cadre juridique, les finalités et les garanties applicables à l’enregistrement des appels téléphoniques, conformément à la législation européenne et portugaise en matière de protection des données à caractère personnel.
1. Cadre juridique
L’enregistrement et le traitement des communications téléphoniques par C1 Broker sont effectués conformément aux dispositions suivantes :
Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil (Règlement Général sur la Protection des Données – RGPD)
Loi n.º 58/2019 du 8 août assurant l’exécution du RGPD dans l’ordre juridique portugais
Loi n.º 41/2004 du 18 août, dans sa version actuelle, relative à la protection de la vie privée dans les communications électroniques
Régime juridique de la distribution d’assurances (Loi n.º 7/2019)
Article 35 de la Constitution de la République portugaise garantissant le droit à la protection des données personnelles.
Ces instruments juridiques garantissent que tout traitement de données personnelles est effectué de manière licite, loyale et transparente, tout en préservant les droits et libertés des personnes concernées.
2. Information préalable concernant l’enregistrement
Conformément au principe de transparence prévu à l’article 5 du RGPD, les clients et les autres participants aux communications téléphoniques sont informés au début de l’appel que la conversation peut être enregistrée.
En poursuivant la conversation après avoir reçu cette information, le participant reconnaît que l’enregistrement peut avoir lieu dans les conditions décrites dans la présente politique.
3. Finalités de l’enregistrement des appels
Les enregistrements d’appels peuvent être effectués exclusivement à des fins légitimes et déterminées, notamment :
garantir la qualité et l’amélioration continue des services fournis
la formation et la supervision des collaborateurs
la vérification et la documentation des informations contractuelles fournies aux clients
la prévention et la résolution des litiges
le respect des obligations légales et réglementaires applicables à l’activité d’intermédiation en assurance
la protection des intérêts juridiques de C1 Broker, de ses clients et de ses collaborateurs.
Les enregistrements ne seront pas utilisés à des fins incompatibles avec celles décrites ci-dessus.
4. Base juridique du traitement
Le traitement de données personnelles par l’enregistrement des appels repose sur les bases juridiques suivantes prévues à l’article 6 du RGPD :
l’intérêt légitime de C1 Broker visant à assurer la qualité du service, la sécurité contractuelle et la prévention des litiges (article 6, paragraphe 1, point f du RGPD) ;
l’exécution d’un contrat ou la mise en œuvre de mesures précontractuelles avec le client (article 6, paragraphe 1, point b du RGPD), lorsque cela est applicable ;
le respect d’obligations légales ou réglementaires applicables au secteur de l’intermédiation en assurance, lorsque cela est pertinent.
Lorsque cela est nécessaire, l’intérêt légitime de l’entreprise est soigneusement mis en balance avec les droits et libertés des personnes concernées.
5. Catégories de données personnelles traitées
Lors des communications téléphoniques enregistrées, les données personnelles suivantes peuvent être traitées :
l’enregistrement vocal de la conversation
les données d’identification fournies volontairement par le client
les informations relatives aux produits ou services d’assurance
toute autre information communiquée au cours de la conversation.
Seules les données strictement nécessaires aux finalités indiquées seront traitées, conformément au principe de minimisation des données.
6. Durée de conservation des données
Les enregistrements d’appels sont conservés uniquement pendant la durée strictement nécessaire à la réalisation des finalités décrites ci-dessus et au respect des obligations légales ou réglementaires.
En règle générale, les enregistrements sont conservés pendant une période limitée définie dans la politique interne de conservation des données de C1 Broker. À l’issue de cette période, les enregistrements sont supprimés de manière sécurisée ou anonymisés de façon irréversible.
Lorsque les enregistrements sont nécessaires dans le cadre de procédures judiciaires, d’enquêtes réglementaires ou de la résolution de litiges, ils peuvent être conservés pendant la durée prévue par la loi.
7. Sécurité de l’information
C1 Broker met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la sécurité des communications enregistrées.
Ces mesures comprennent notamment :
un accès restreint aux enregistrements
des systèmes de stockage sécurisés
des mécanismes de journalisation des accès et de contrôle interne
des procédures internes de conformité et de surveillance.
L’accès aux enregistrements est strictement limité aux collaborateurs autorisés dont les fonctions le nécessitent.
8. Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, les personnes concernées disposent des droits suivants :
droit d’accès à leurs données personnelles
droit de rectification des données inexactes ou incomplètes
droit à l’effacement des données lorsque la loi le permet
droit à la limitation du traitement
droit d’opposition au traitement fondé sur l’intérêt légitime
droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de protection des données (CNPD).
Les demandes relatives à ces droits seront traitées conformément à la législation applicable en matière de protection des données.
9. Contact pour les questions relatives à la protection des données
Pour toute question ou demande concernant le traitement des données personnelles, y compris les enregistrements d’appels, vous pouvez contacter :
Délégué à la protection des données (DPO)
C1 Broker Portugal
Email : dpo@c1broker.pt
10. Conformité et responsabilité
L’enregistrement des appels fait partie du système global de conformité et de protection des données mis en place par C1 Broker, qui comprend :
des politiques internes de protection des données
des procédures de confidentialité et de sécurité de l’information
des mécanismes de surveillance de la conformité.
Ces mesures visent à garantir le respect intégral de la législation applicable et à protéger les intérêts des clients, partenaires et collaborateurs de l’entreprise.
L’enregistrement des appels fait également partie du système global de conformité réglementaire et de protection des données de C1 Broker, tel que décrit dans notre Politique de conformité, notre Politique de confidentialité ainsi que dans notre Avis juridique.
À cette fin, C1 Broker dispose d’un département dédié de Digital Compliance, chargé de veiller à ce que nos processus, technologies et systèmes de communication — y compris, lorsque cela est applicable, l’enregistrement automatique des appels — soient mis en œuvre conformément aux normes les plus élevées en matière de sécurité de l’information, de confidentialité et d’intégrité des données.
C1 Broker s’engage à appliquer les meilleures pratiques internationales en matière de sécurité numérique, de gouvernance des données et de protection des données personnelles, garantissant que le traitement de l’information est réalisé de manière transparente, responsable et conforme à la législation applicable.
Sur notre site internet, vous trouverez des informations détaillées, transparentes et facilement accessibles concernant :
Avis juridique
Politique de confidentialité
Politique relative aux cookies
Ces informations sont mises à disposition afin de garantir la transparence dans le traitement des données personnelles, la sécurité juridique dans les relations contractuelles et une protection adéquate contre les incidents potentiels, les risques opérationnels ou les litiges.
Notre objectif n’est pas de contrôler les communications, mais d’assurer la qualité du service, la sécurité juridique, une gestion contractuelle appropriée ainsi que le respect des obligations légales et réglementaires applicables.