*Richtlinie zur Telefonaufzeichnung und Datenschutz
C1 Broker – Compliance- und Datenschutzstruktur
Sehr geehrter Kunde und strategischer Partner,
Bei C1 Broker bilden Vertrauen, Transparenz und die strikte Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften die Grundlage aller unserer beruflichen Beziehungen. Im Rahmen unseres Engagements für Servicequalität, regulatorische Compliance sowie den Schutz der Interessen unserer Kunden und unserer Organisation können bestimmte Telefongespräche aufgezeichnet werden.
Diese Mitteilung erläutert den rechtlichen Rahmen, die Zwecke sowie die Schutzmaßnahmen im Zusammenhang mit der Aufzeichnung von Telefongesprächen in Übereinstimmung mit der europäischen und portugiesischen Gesetzgebung zum Schutz personenbezogener Daten.
1. Rechtlicher Rahmen
Die Aufzeichnung und Verarbeitung von Telefongesprächen durch C1 Broker erfolgt in Übereinstimmung mit:
Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates (Datenschutz-Grundverordnung – DSGVO)
Gesetz Nr. 58/2019 vom 8. August zur Durchführung der DSGVO in der portugiesischen Rechtsordnung
Gesetz Nr. 41/2004 vom 18. August in der jeweils geltenden Fassung über den Schutz der Privatsphäre in der elektronischen Kommunikation
Rechtsrahmen für die Versicherungsvermittlung (Gesetz Nr. 7/2019)
Artikel 35 der Verfassung der Portugiesischen Republik, der das Recht auf Schutz personenbezogener Daten gewährleistet.
Diese Rechtsinstrumente stellen sicher, dass jede Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, fair und transparent erfolgt und die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen gewahrt bleiben.
2. Vorherige Information über die Aufzeichnung
In Übereinstimmung mit dem Transparenzgrundsatz gemäß Artikel 5 der DSGVO werden Kunden und andere Teilnehmer an Telefongesprächen zu Beginn des Gesprächs darüber informiert, dass das Gespräch aufgezeichnet werden kann.
Durch das Fortsetzen des Gesprächs nach Erhalt dieser Information erkennt der Teilnehmer an, dass die Aufzeichnung unter den in dieser Richtlinie beschriebenen Bedingungen erfolgen kann.
3. Zwecke der Aufzeichnung von Telefongesprächen
Telefonaufzeichnungen können ausschließlich zu legitimen und festgelegten Zwecken erfolgen, insbesondere zu folgenden:
Sicherstellung der Qualität und kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen
Schulung und Überwachung von Mitarbeitern
Überprüfung und Dokumentation von vertraglichen Informationen, die Kunden bereitgestellt werden
Prävention und Beilegung von Streitigkeiten
Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen im Bereich der Versicherungsvermittlung
Schutz der rechtlichen Interessen von C1 Broker, seiner Kunden und seiner Mitarbeiter.
Die Aufzeichnungen werden nicht für Zwecke verwendet, die mit den oben genannten Zwecken unvereinbar sind.
4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung
Die Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Aufzeichnung von Telefongesprächen basiert auf folgenden Rechtsgrundlagen gemäß Artikel 6 der DSGVO:
Berechtigtes Interesse von C1 Broker, die Servicequalität, die vertragliche Sicherheit sowie die Prävention von Streitigkeiten sicherzustellen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO);
Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen mit dem Kunden (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO), soweit anwendbar;
Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen, die für den Versicherungsvermittlungssektor gelten, soweit relevant.
Soweit erforderlich, wird das berechtigte Interesse des Unternehmens sorgfältig gegen die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen abgewogen.
5. Kategorien verarbeiteter personenbezogener Daten
Während aufgezeichneter Telefongespräche können folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:
Sprachaufzeichnung des Gesprächs
Identifikationsdaten, die vom Kunden freiwillig bereitgestellt werden
Informationen zu Versicherungsprodukten oder Dienstleistungen
Alle weiteren Informationen, die im Verlauf des Gesprächs mitgeteilt werden.
Es werden ausschließlich Daten verarbeitet, die für die angegebenen Zwecke erforderlich sind, in Übereinstimmung mit dem Grundsatz der Datenminimierung.
6. Speicherdauer der Daten
Telefonaufzeichnungen werden nur für den Zeitraum gespeichert, der zur Erfüllung der oben genannten Zwecke sowie zur Einhaltung gesetzlicher oder regulatorischer Verpflichtungen erforderlich ist.
In der Regel werden Aufzeichnungen für einen begrenzten Zeitraum gespeichert, der in der internen Datenaufbewahrungsrichtlinie von C1 Broker festgelegt ist. Nach Ablauf dieses Zeitraums werden die Aufzeichnungen sicher gelöscht oder irreversibel anonymisiert.
Sofern Aufzeichnungen für Gerichtsverfahren, regulatorische Untersuchungen oder Streitbeilegungen erforderlich sind, können sie für den gesetzlich vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden.
7. Informationssicherheit
C1 Broker implementiert geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der aufgezeichneten Kommunikation zu gewährleisten.
Zu diesen Maßnahmen gehören unter anderem:
eingeschränkter Zugriff auf Aufzeichnungen
sichere Speichersysteme
Protokollierung von Zugriffen und interne Kontrollmechanismen
interne Compliance- und Überwachungsverfahren.
Der Zugriff auf Aufzeichnungen ist strikt auf autorisierte Mitarbeiter beschränkt, deren Aufgaben einen solchen Zugriff erfordern.
8. Rechte der betroffenen Personen
Gemäß der DSGVO haben betroffene Personen folgende Rechte:
Recht auf Auskunft über ihre personenbezogenen Daten
Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten
Recht auf Löschung der Daten, sofern gesetzlich zulässig
Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen
Recht, eine Beschwerde bei der portugiesischen Datenschutzbehörde (CNPD) einzureichen.
Anfragen im Zusammenhang mit diesen Rechten werden gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften bearbeitet.
9. Kontakt für Datenschutzfragen
Für Fragen oder Anfragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich Telefonaufzeichnungen, können Sie sich an folgende Stelle wenden:
Datenschutzbeauftragter (DPO)
C1 Broker Portugal
E-Mail: dpo@c1broker.pt
10. Compliance und Verantwortlichkeit
Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist Teil des umfassenden Compliance- und Datenschutzsystems von C1 Broker, das Folgendes umfasst:
interne Datenschutzrichtlinien
Verfahren zur Wahrung der Privatsphäre und Informationssicherheit
Mechanismen zur Überwachung der Compliance.
Diese Maßnahmen sollen die vollständige Einhaltung der geltenden gesetzlichen Vorschriften sicherstellen und die Interessen von Kunden, Partnern und Mitarbeitern des Unternehmens schützen.
Die Aufzeichnung von Telefongesprächen ist Teil des umfassenden Systems zur regulatorischen Compliance und zum Datenschutz von C1 Broker, wie es in unserer Compliance-Richtlinie, unserer Datenschutzerklärung sowie im entsprechenden Impressum beschrieben ist.
Zu diesem Zweck verfügt C1 Broker über eine eigene Digital-Compliance-Abteilung, die sicherstellt, dass unsere Prozesse, Technologien und Kommunikationssysteme — einschließlich der automatischen Aufzeichnung von Telefongesprächen, sofern anwendbar — den höchsten Standards der Informationssicherheit, Vertraulichkeit und Datenintegrität entsprechen.
C1 Broker verpflichtet sich zur Anwendung internationaler Best Practices im Bereich digitale Sicherheit, Data Governance und Datenschutz, um sicherzustellen, dass Informationen transparent, verantwortungsvoll und im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Vorschriften verarbeitet werden.
Auf unserer Website finden Sie transparente und leicht zugängliche detaillierte Informationen zu:
Diese Informationen werden bereitgestellt, um Transparenz bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, Rechtssicherheit in vertraglichen Beziehungen sowie angemessenen Schutz vor potenziellen Vorfällen, operativen Risiken oder Streitigkeiten zu gewährleisten.
Unser Ziel ist es nicht, Kommunikation zu kontrollieren, sondern Servicequalität, Rechtssicherheit, ordnungsgemäße Vertragsverwaltung sowie die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Verpflichtungen sicherzustellen.